Att tänka på när du bokar festlokal

Att boka festvåning för bröllop, firmafest eller födelsedagskalas är inget man gör allt för ofta. Det kan därför vara svårt att känna till allt man bör tänka på för att inte drabbas av oförutsedda utgifter, dubbelbokningar och annat strul som stör festplaneringen.

Först och främst är det viktigt att veta vad för typ av lokal man vill ha och vad man vill ha hjälp med? Det finns mängder av lokaler i olika miljöer, skick och prisklasser. Vill du ha en lokal som hjälper dig med mat, dryck och servering eller vill du ordna mat och dryck själv? Vad får det kosta? Felet många gör när det ska hitta en lokal är att de skickar en förfrågan till olika lokaler som erbjuder många olika tjänster och produkter och frågar ”-vad kostar en fest?” Gör inte så, fundera istället över vad du kan betala för din fest och skicka sedan runt en förfrågan om priser och vad man får för pengarna. Annars är det som att fråga en fastighetsmäklare vad ett hus kostar? Ju mer information du ger leverantören desto bättre offert med prisuppgifter kommer du att få.

Vi har listat viktiga punkter som vi tror hjälper dig att boka festlokal så smidigt som möjligt utan att kostnaderna skenar iväg.

Vad ingår:
Fråga alltid vad som ingår i form av städning, dukning, bord, stolar, duk, porslin, servetter, personal m.m. Om det inte ingår, vad kostar det extra? Detta gäller framförallt de lokaler som erbjuder dig att ta med egen mat och/eller dryck.

Bokningsavtal:
Se till att ni har ett skriftligt bokningsavtal. Detta gör att du kan vara säker på att du har ditt datum, veta vad som gäller om något skulle hända eller gå sönder och hur avbokningsreglerna ser ut.


Öppettider:
Hur länge är lokalen öppen? Har festvåningen öppet till 01.00 är det oftast så att baren stänger 00.30 och musiken stängs av 00.45. Kan öppettiden förlängas ? Vad kostar det?


Personal:
Om festvåningen står för personal, kontrollera hur många de har per gäst. På en middag med tre rätters meny bör det ligga runt 18 –25 gäster per servitör, vid buffé runt 30 gäster per servitör. Då ska du tänka på att köks- och barpersonal inte ingår.

Pris:
Kontrollera alltid om priserna är exklusive eller inklusive moms. Kan bli en tråkig överraskning efteråt.

Sol:
Om lokalen har stora fönster, tänk då på hur solen kommer att påverka gästerna. De kan bli bländade, lokalen kan bli för ljus eller för varm.

Toaletter:
Hur många toaletter finns det? Tre toaletter per hundra gäster brukar vara rimligt.

Var ute i god tid:
Boka alltid i tid! Börja leta sex månader innan festen, då har du större valmöjlighet.

Besök lokalen:
Besök alltid lokalen, fina bilder på en hemsida kan vara missvisande. Det är viktigt för dig att få en egen uppfattning om lokalen passar dina ändamål. Du kan även fråga om det finns bilder från tidigare tillställningar för att se hur en fest ser ut kvällstid med ljussättning och uppdukning.

Provsmakning:
Om festvåningen står för mat och dryck kan du alltid begära en provsmakning. Det kan vara en bra idé och de flesta lokaler gör det utan eller mot en mindre kostnad.

Rökning:
Var kan man röka? Finns det balkong eller terrass?

Gästers med särskilda behov/önskemål:
Finns det gäster som är allergiska eller har önskemål som t ex vegetarisk mat? Behöver lokalen vara handikappanpassad?

Kommunikation:
Hur tar sig dina gäster till och från lokalen? Kanske behövs taxi förbokas eller behövs det till och med busstransport?